Impuls 29 von 40: Wie viele E-Mails liegen in deinem Postfach? Tausend? Zehntausend? In gut gepflegten Unternehmens-Mailservern finden sich regelmäßig Postfächer mit Hunderttausenden Nachrichten – Lesebestätigungen, Kurzantworten, CC-Verläufe, veraltete Newsletter, Infomails aus Verteilern, die seit Jahren niemand abbestellt hat.

Das meiste davon wird nie wieder geöffnet. Und trotzdem liegt es auf Servern, wird täglich gesichert und verursacht dauerhaft Energieverbrauch.

Was sicher weg kann

Einige Kategorien lassen sich ohne Nachdenken löschen:

Lesebestätigungen und Eingangsbestätigungen. Sie bestätigen, dass eine Mail angekommen oder gelesen wurde. Dieser Zustand ist längst bekannt – die Bestätigung hat keinen dauerhaften Wert.

Kurzantworten ohne Inhalt. „Danke!", „Verstanden.", „OK." – diese Mails transportieren keine Information, die nicht bereits im vorherigen Thread steht.

Alte CC-Verläufe. Wer bei einem Projekt in CC war, hat dutzende Mails erhalten, die ihn nie direkt betrafen. Abgeschlossene Projekte rechtfertigen selten ein dauerhaftes Archiv aller Zwischenstände.

Veraltete Newsletter und Infomails. Inhalte, die älter als ein Jahr sind und nie wieder nachgeschlagen werden. Wer noch nicht abbestellt hat: jetzt ist der Moment.

Tipp

Effiziente Suche nach löschbaren Mails:

Gmail: older_than:1y category:promotions – alle Werbe-Mails älter als ein Jahr
Gmail: has:attachment larger:5mb older_than:6m – große Anhänge, die älter als sechs Monate sind
Outlook: Suche → Filter → Größe → „Größer als 5 MB" + Datum → nach Größe sortieren
Allgemein: Ordner „Gesendet" nach Größe sortieren – dort liegen oft die größten Anhänge

Nach dem Löschen: Papierkorb leeren. Gelöschte Mails belegen Speicherplatz, bis der Papierkorb explizit geleert wird.

Was nicht einfach gelöscht werden sollte

Nicht blind löschen. Für geschäftliche E-Mails gelten Aufbewahrungspflichten: Handelsrelevante Korrespondenz muss in Deutschland sechs Jahre aufbewahrt werden, steuerrelevante Unterlagen zehn Jahre. Das gilt auch für E-Mails, wenn sie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen enthalten.

Mails ausgeschiedener Mitarbeitender sind ein häufig übersehener Sonderfall. Sie enthalten oft geschäftsrelevante Kommunikation, die nicht einfach gelöscht werden darf. Hier braucht es klare Unternehmensrichtlinien: Was wird archiviert, was gelöscht, wer hat Zugriff?

Achtung

Verwaiste Mailboxen ausgeschiedener Mitarbeitender weiterlaufen zu lassen ist datenschutzrechtlich problematisch. Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Eine klare Off-boarding-Regel – Archivierung relevanter Mails, Löschung der übrigen, Schließung des Accounts – schützt das Unternehmen und die betroffene Person.

E-Mail ist praktisch. Aber das Postfach ist kein Langzeitarchiv. Wer einmal systematisch aufräumt und danach klare Regeln für Ablage und Löschung einführt, spart dauerhaft Speicher, Kosten und Energie – und findet relevante Mails deutlich schneller.

Dieser Tipp ist Teil meiner Serie Digitalfasten ohne Verzicht – 40 Impulse zur Fastenzeit 2026: Zum LinkedIn-Post