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Mail-Footer: das übersehene Datenpaket in jeder Nachricht

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Impuls 16 von 40: Stell dir vor, jede Mail, die du versendest, enthält ein unsichtbares Päckchen. Nicht der Text, nicht der Anhang – sondern der Footer. Logo, Telefonnummer, fünf Social-Media-Icons, vielleicht noch ein Werbebanner. Zusammen schnell 300 bis 500 KB. Pro Mail.

Bei zehn Mails täglich, 250 Arbeitstagen im Jahr, 50 Mitarbeitern: rund 375 GB Datenvolumen – nur für Footer. Gespeichert beim Empfänger. Gesichert im Backup. Archiviert für Jahre.

E-Mail-Signaturen werden selten von jemandem gepflegt, der auf Dateigrößen achtet. Das Logo kommt aus dem Brand-Portal – als PNG in Druckqualität, 300 dpi, 800 Pixel breit. Optisch korrekt. Technisch unnötig.

Eine Unterschrift zeigt das Logo vielleicht 120 Pixel breit. Ein PNG in dieser Größe, mit 72 dpi und moderater Komprimierung, ist 5 bis 10 KB groß. Der Faktor 30 bis 60 gegenüber der unkomprimierten Version ist vermeidbar.

Tipp

Sofort-Maßnahmen für den Mail-Footer:

  • SVG statt PNG/JPG für Logos und Icons – SVG ist vektorbasiert, skaliert verlustfrei und ist oft unter 5 KB. Achtung: einige Outlook-Versionen zeigen SVG nicht zuverlässig an – vorher testen.
  • Bilder in tatsächlicher Anzeigebreite exportieren – kein Logo braucht mehr als 150–200 Pixel Breite in einer Signatur
  • JPEG-Qualität 70–75 % für Fotos, PNG-8 für Grafiken mit wenigen Farben
  • Banner-Grafiken weglassen – oder als externe Verlinkung statt eingebettet

Die ehrliche Frage: brauchen interne Mails das überhaupt?

Eine kurze interne Abstimmungsmail mit Logo, Disclaimer, fünf Social-Icons und Werbezeile ist absurd. Der Footer ist größer als der eigentliche Inhalt.

Viele Unternehmen unterscheiden zwischen internen und externen Signaturen. Für interne Mails reicht Name, Funktion, Telefon – als reiner Text, ohne Grafiken. Das reduziert das Datenvolumen der internen Kommunikation auf einen Bruchteil und verbessert nebenbei die Lesbarkeit.

Info
Rechtliche Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails (Handelsregister, Geschäftsführung, Sitz der Gesellschaft) müssen nur in externen Mails enthalten sein – nicht in interner Korrespondenz. Die Textversion dieser Angaben ohne jegliche Grafik ist rechtlich vollständig korrekt.

Praktische Prüfung in zwei Minuten

Speichere die Bilder aus deiner aktuellen E-Mail-Signatur einmal lokal ab. Prüfe die Dateigrößen. Bei den meisten Signaturen lassen sich diese Dateien ohne sichtbaren Qualitätsverlust um 50 bis 90 Prozent verkleinern – mit einem kostenlosen Online-Tool wie squoosh.app oder tinypng.com.

Einmal optimiert, läuft der schlankere Footer in jeder Mail mit – ohne weiteres Zutun, dauerhaft.

Dieser Tipp ist Teil meiner Serie Digitalfasten ohne Verzicht – 40 Impulse zur Fastenzeit 2026: Zum LinkedIn-Post