Mail-Kommunikation verbessern (Impuls 05/24)

Impuls

E-Mail ist die älteste Kommunikationsform im Internet. Und trotz aller Totengesänge für viele immer noch eine der Beliebtesten. Zu große Verteiler, überflüssige Anhänge und überfrachtete Templates machen den negativen Umwelteinfluss deutlich größer als er sein müsste. Der CO₂-Doc erklärt Dir, was sich einfach optimieren lässt.

E-Mail ist die älteste Kommunikationsform im Internet. Und trotz aller Totengesänge für viele immer noch eine der Beliebtesten. Zu große Verteiler, überflüssige Anhänge und überfrachtete Templates machen den negativen Umwelteinfluss deutlich größer als er sein müsste. Der CO₂-Doc erklärt Dir, was sich einfach optimieren lässt.

Shownotes:

Totgesagt und trotzdem überall

E-Mail ist schon unzählige Male für tot erklärt worden. Trotzdem werden pro Tag rund 300 Milliarden Mails verschickt. Je nach Statistik sind zwischen 50 und 80 Prozent davon Spam. Selbst im günstigsten Fall bleiben also noch rund 60 Milliarden echte Mails übrig, Tag für Tag. Genug, um genauer hinzuschauen.

E-Mail ist kein Diskussionsforum

E-Mail ist im Kern ein Medium für die Kommunikation von einer Person zu einer anderen. Ihre große Stärke ist, dass sie asynchron funktioniert: Ich antworte, wenn ich Zeit habe. Ein Diskussionsmedium ist sie dagegen nicht.

Du kennst das Muster: Drei oder vier Leute fangen an, per Mail zu diskutieren, jeder antwortet allen, und mit jeder Runde wird der Verlauf länger und unübersichtlicher. Das kostet Zeit und erzeugt Datenvolumen, das niemandem hilft. Für Abstimmungen gibt es bessere Wege: einen Anruf, einen kurzen Videocall oder ein Chat-Tool.

Anhänge, die niemand öffnet

Mein zweiter Impuls betrifft Anlagen. Ich bekomme regelmäßig Pressemeldungen mit großen Anhängen, die ich nie öffne. Da stellt sich eine einfache Frage: Wenn die meisten Empfänger die Anlage nicht lesen, warum hängst Du sie dann an jede Mail?

Ein Link reicht fast immer: auf Deine Website, ins Intranet oder auf einen Cloud-Speicher. Bei Cloud-Diensten solltest Du allerdings auf den Datenschutz achten. Interne Firmendokumente gehören für mich nicht auf irgendeinen Speicherdienst, sondern ins eigene Intranet.

Tipp
Prüfe vor dem Senden jeder Mail mit Anhang: Werden die meisten Empfänger diese Datei wirklich öffnen? Wenn nicht, ersetze sie durch einen Link.

Das Template entschlacken

Ich verschicke meine Mails grundsätzlich als reinen Text, ohne besondere Schriften und Formatierungen. Den größten Teil des Datenvolumens machen aber meist die Bilder aus, vor allem Logos und Grafiken im Footer. Sie wandern mit jeder einzelnen Mail mit. Wie Du Bilder optimierst, erkläre ich im vorherigen Impuls Bilder optimieren. Wenn Du keinen Zugriff auf das Template hast, sprich mit Deiner IT. Dann profitieren gleich alle im Unternehmen davon.

Ein letzter Handgriff: Wenn Mails mehrfach hin und her gehen, lösche beim Antworten den alten Verlauf, den niemand mehr braucht. Und in der internen Kommunikation kannst Du auch auf den Footer verzichten, der eigentlich nur nach außen gebraucht wird.

Info
Die Rechnung mit den 60 Milliarden Mails ist eine grobe Überschlagsrechnung aus den in der Folge genannten Werten. Belastbare weltweite Zahlen zum Mailverkehr sind schwer zu bekommen.

Die nachhaltigste Mail ist die, die nur das enthält, was der Empfänger wirklich lesen wird.