Digitalen Datenputz organisieren (Impuls 12/24)

Daten, die einfach nur irgendwo auf Servern oder in Clouds herumliegen, kosten dauerhaft Strom. Werden sie nicht mehr benötigt, ist das überflüssig und schädlich für die Umwelt. Daher macht es Sinn, gelegentlich aufzuräumen und Prozesse für die Archivierung von Daten zu etablieren. Auch zu diesem Thema hat der CO₂-Doc ein paar hilfreiche Tipps.

Den eigenen Müll selbst einsammeln

Bei Müllsammelaktionen schicken wir oft Schulkinder los, die Plastik aufsammeln, das sie selbst gar nicht weggeworfen haben. Das finde ich ehrlich gesagt fragwürdig. Beim digitalen Müll geht das nicht. Den muss jeder selbst einsammeln, denn niemand außer Dir weiß, was auf Deinen Servern, in Deinen Clouds und in Deinen Postfächern herumliegt.

Es gibt dafür feste Anlässe wie den Digital Cleanup Day im Frühjahr oder den Digitalen Datenputz der Corporate Digital Responsibility Initiative für Unternehmen. Du kannst Dir aber genauso gut einen eigenen Termin setzen, privat oder für Dein Team.

Erst die Inventur

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Wo liegen überall Daten? Welche Software nutze ich, welche Clouds, welche Mailkonten? Und dann die entscheidende Frage: Brauche ich das alles noch?

Oft lautet die Antwort Nein. Da sind Daten aus Software, die längst niemand mehr benutzt. Da sind Postfächer ehemaliger Mitarbeitender, deren Daten nach einer bestimmten Frist gar nicht mehr aufbewahrt werden dürfen. Für Unternehmen ist die Inventur deshalb nicht nur eine Umweltfrage, sondern auch eine Frage der DSGVO.

Dann richtig aufräumen

Im zweiten Schritt geht es ans Löschen. Im Unternehmen kannst Du daraus eine kleine Challenge machen und das Ergebnis sogar in der Kommunikation nutzen. Dann muss aber auch substanziell etwas zusammenkommen. Drei eingesparte Gigabyte sind eher lachhaft. Auch ein kleines Unternehmen sollte eher in Terabyte denken, sonst ist die Aktion nicht glaubwürdig.

Manches lässt sich direkt in der Software einstellen, etwa wie lange ein Analysetool seine Daten speichert. Und wer Daten nicht löschen, sondern nur archivieren will, kann sie auf Festplatten auslagern. Dann musst Du allerdings sicherstellen, dass Du auch in zehn Jahren noch darauf zugreifen kannst.

Tipp

Prüfe heute in Deinem Analysetool, wie lange Besucherdaten gespeichert werden. Die kürzeste Frist, die für Deine Auswertungen reicht, ist die richtige.

Damit der Müll nicht nachwächst

Der dritte Schritt sorgt dafür, dass Du nicht jedes Jahr wieder von vorn anfängst. Aus Inventur und Aufräumen ergeben sich klare Regeln: keine überflüssigen Kopien, ungenutzte Tools samt Accounts löschen, Aufbewahrungsfristen festlegen. Schreib das in eine kleine Daten-Policy und kommuniziere sie im Team. Früher habe ich alte Aktenordner weggeworfen, sobald das Finanzamt sie nicht mehr brauchte. Mit Daten geht das genauso.

Info

Wie Du private Daten, Clouds und Postfächer ausmistest, erkläre ich ausführlich in der Folge Mach mit beim digitalen Hausputz.

Daten löschen ist der einzige Klimaschutz, der mit einem Klick erledigt ist.